Передоплата за товар, який постачальник ще тільки збирається поставити - явище нерідке. Багато організацій працюють за цим принципом. Покупець, зі свого боку, розраховує отримати товар повністю і точно до обумовленого терміну.

Але найчастіше цих розрахунків не судилося збутися, тому що постачальник може затримати постачання, доставити лише частина товару або зовсім відмовитися від виконання умов договору.

У таких випадках питання з передоплатою повисає в повітрі, і покупець починає гадати, як йому слід вчинити. Чекати, висувати постачальнику нові вимоги або відразу звертатися до суду? Щоб намітити свої дії, варто вивчити причини, за якими гроші не можуть бути повернуті і уважно перечитати договір поставки.

Подавати позов до суду варто тільки після того, як на ваш лист на повернення грошей за товар постачальник так і не відповів чи повернув лише частину грошей. Як написати лист на повернення грошей від постачальника зразок - тема нашої статті.

Взаємовідносини, що виникають між фізичними особами та продавцями в магазинах, досить чітко визначені в ЗоЗПП і особливих проблем не містять. Але інша справа - комерційні відносини між організаціями, в тому числі пов'язані з постачанням продукції.

Витрачається багато часу. Точні терміни залежать від наявності або відсутності договору, його умов і безлічі інших причин.

Комерційні організації та відносини між ними ставляться до ведення Цивільного кодексу РФ. Питання поставки товарів відносяться до глави 30, частина якої повністю присвячена питанням договірних відносин в контексті постачання продукції і її оплати (параграф 3):

• Умови і правила поставки товарів і сировини (статті 509 і 510);
• Інструкція по отриманню товару замовником і розрахунку за неї (статті 513 - 516);
• Дії сторін у разі, коли продукція поставлена ​​частково (статті 511 і 512);
• Правила написання та оформлення в поширених випадках (статті 517 - 524).

Якщо організації не вважали за потрібне укласти між собою договір поставки, то закон пропонує уніфіковані терміни написанні листа про повернення грошей, порядок дій при виникненні конфліктних ситуацій, терміни відповіді на претензії та правила оформлення неустойки.

інформація

У більшості випадків навіть при складанні договорів не обговорюються типові ситуації, пов'язані з поставками, а лише даються посилання на ГК РФ. Особлива увага приділяється лише індивідуальними умовами угоди, які не можна віднести до типових ситуацій.

Під час укладання угоди між організаціями бажано скласти договір, в якому будуть відображені основні моменти угоди, за якими можливі конфлікти:

• Предмет договору - інформація про те, який товар постачальник зобов'язується доставити, його характеристики і обсяг, ціна. Дані про товар можна оформити в окремому додатку;
• Вартість партії товару або сировини. Вказується загальна вартість і ціна за одиницю товару, щоб при неповній постачання або зміні її обсягу сторонам було легше розрахуватися;
• Терміни, протягом яких слід відправити товар після отримання грошей. Це можуть бути точні терміни або тимчасові періоди;
• Дані про якість продукції і терміни гарантії (якщо вони покладені для даної продукції). У деяких випадках гарантійний термін може вказати сам постачальник.

Договір може містити і додаткові умови - правила зберігання, форс-мажорні ситуації. Чим повніше складений договір, тим простіше буде сторонам домовитися при виникненні конфлікту.

Претензія, або лист про повернення грошей за непоставлений товар - це юридичний документ, покликаний спробувати врегулювати конфлікт між організаціями ще до суду.

Конфлікти на цьому грунті виникають через прострочення поставки, часткової поставки продукції, передачі продукції неналежної якості або не в тій комплектації - варіантів маса. Якщо суть конфлікту не була відображена в договорі, фірмам слід керуватися нормами цивільного законодавства.

Якщо гроші за товар були переведені, а постачальник так і не справив його відвантаження або поставив тільки частина товару, то покупець повинен відправити йому лист на повернення грошей за непоставлений товар. Претензія надсилається поштою рекомендованим листом з повідомленням і описом вкладення. Найкращим варіантом буде передача листа особисто в руки представнику постачальника під розпис.

Увага

Отримавши листа, постачальник може допоставить продукцію (наприклад, з наступною партією) або зовсім відмовитися дотримуватися умов договору. В обох випадках права покупця щодо виконання термінів будуть порушені, і він може вимагати їх відновлення.

В особливих випадках можлива повна відмова від виконання договору покупцем, його одностороннє розірвання і повернення поставленого товару. Перед тим, як подавати на постачальника в суд, слід вжити всіх заходів для мирного врегулювання конфлікту. Це вигідно з багатьох причин:

• Мирна домовленість часто дає більш вигідні умови для обох сторін;
• Судовий розгляд забирає багато сил і грошей, триває дуже тривалий час;
• У багатьох договорах про постачання є пункт, за яким сторони можуть звертатися до суду лише після спроб мирно залагодити справу. Навіть якщо це і не прописано в договорі, суд буде більш прихильний до тих, хто робив спроби мирно домовитися.

До претензії (посилання на лист на повернення товару та грошових коштів зразок в кінці статті) слід навести докази перерахування грошей за поставку товару та інші документи, які підтвердять факт оплати та договірних відносин в цілому.

1. Лист складається на фірмовому документі організації із зазначенням її реквізитів. Зазвичай для цих цілей в компанії є спеціально заготовлені бланки листування зі сторонніми фірмами. При відсутності такого бланка можна використовувати звичайний аркуш паперу, на який слід проставити кутову друк і записати реквізити організації в правому верхньому куті після даних про адресата.
2. Листи пишуться на ім'я головного особи організації (директора, керуючого, начальника). Після посади вказують повне найменування юридичної особи та ПІБ керівника. Якщо претензія відправляється фізичній особі, то в частині, яка відводиться для інформації про відправника, пишеться ПІБ особи, який направив претензію, його адреса, телефон для зв'язку та електронна пошта.
3. Головна частина листа починається з фрази «Просимо (прошу) Вас повернути». Це налаштовує на діловий, неагресивний лад. Після вказуються причини для звернення з проханням, сума, яка була перерахована за поставку товару, номер і дата складання договору, а також його предмет (яка саме продукція повинна бути доставлена).
4. До листа прикріплюються документи, що засвідчують факт перерахування грошей і копії договору.

Корисна порада

Лист-претензію бажано відправити разом з актом звірки, а в кінці листа слід поставити підписи директора компанії і головного бухгалтера з їх розшифровкою. Документ набуває юридичної сили після проставлення на ньому печатки організації.

У діяльності організацій часто виникають ситуації, коли необхідно повернути перераховані контрагенту гроші. Причинами можуть стати не тільки помилка в реквізитах платіжного доручення, а й порушення термінів поставки товару або виконання робіт, невідповідність якості товарів або послуг, розірвання договору, переплата, виявлена ​​по акту звірки, і інше. Щоб повернути гроші, складається претензійний документ за зразком.

Загальні вимоги

Документ являє собою заяву (прохання) про повернення перерахованих грошей. Уніфікованої форми не існує, тому складаємо заяву в довільній. Вкажіть обов'язково такі відомості:

• реквізити вашої організації: звернення можна скласти на фірмовому бланку;
• банківські реквізити для повернення коштів;
• ім'я керівника контрагента, його посаду та ПІБ;
• тема звернення (предмет претензії): вкажіть, на підставі якого документа (договору, рахунок-договору, універсального передавального документа) оформляється лист;
• предмет звернення: опишіть точно, яким чином і в наслідок чого перераховані гроші на розрахунковий рахунок постачальника. Вкажіть, на підставі чого необхідно повернути гроші, свої вимоги по термінах, включите штрафи і неустойки, якщо такі є в документі - підставі зобов'язання. Аргументуйте власну позицію нормою законодавства або умов договору, на підставі яких постачальник зобов'язаний повернути кошти.

Додайте копії підтверджуючих документів: платіжки, банківської виписки про списання з рахунку. В описі вкажіть не тільки кількість, але і число сторінок в кожному з них. У додатку до листа обов'язково додайте акт звірки взаємних розрахунків. Завірте звернення підписами: відповідального виконавця, фінансового директора (головного бухгалтера) та керівника організації.

Зразок листа на повернення грошей від постачальника

Як скласти лист на повернення переплати

Документ складаємо в двох примірниках, один направляємо контрагенту, а другий реєструємо в журналі і підшиваємо в вихідної документації. Кількість примірників може бути більше, по одному на кожне зацікавлена ​​особа. Наприклад, для керівника і головбуха філії, для директора та головного бухгалтера головної організації, для засновника вашої організації.

Акт звірки

Акт звірки взаєморозрахунків з постачальником слід докласти обов'язково, незалежно від причини виникнення дебіторської заборгованості. Він дозволить зрозуміти розбіжності в обліку або виявити помилку.

Зразок листа на повернення переплати постачальнику

Приклад: повертаємо переплату, яка сталася з технічної помилку. У платіжному дорученні №117 від 16.07.2017г. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» невірно вказано одержувач: замість ТОВ «Поставка спорттоварів» вказано ТОВ «Поставка товарів». Сума платежу 30 000 рублів. Складаємо прохання про повернення.

Зразок листа на повернення авансу від постачальника

Розглянемо ситуацію, яка може трапитися на практиці (повертаємо аванс).

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» помилково перерахувало аванс ТОВ «Поставка товарів» в сумі 30 000 рублів. Між організаціями укладено договір на покупку спортивних м'ячів на 100 000 рублів. Авансові платежі за договором не передбачені. Складаємо лист.

Відповідальність і терміни зберігання

Листи на повернення, як і інша ділова переписка, повинні зберігатися не менше 5 років.

Для претензійного листування можна завести окремий журнал реєстрацій, його форму і порядок ведення затвердите в обліковій політиці. Ознайомте відповідальну посадову особу з даним порядком під розпис.

Відповідальність за ведення і зберігання цих документів пропишіть в посадових інструкціях.

Договірні відносини, як показує практика, не завжди складаються гладко. У разі виникнення спірної ситуації одна зі сторін може вимагати анулювання попередньої домовленості і направити на адресу іншої лист про повернення грошових коштів.

Способи врегулювання конфлікту

Будь-які непорозуміння, пов'язані з невиконанням договірних зобов'язань, в кінцевому підсумку неодмінно стосуються фінансової сторони питання. Рішення такої проблеми залежить від того, наскільки категорично буде налаштована кожна зі сторін. Крім того, дуже важливо, хто є учасником спору: юридична або фізична особа. Зазвичай рішення подібного конфлікту починається з усного розгляду. Якщо не вдається досягти взаємної домовленості, то питання вже вирішується офіційним шляхом. Потерпіла сторона може:

Кожен з варіантів підходити тільки для строго визначених обставин. Надані документи повинні бути добре продумані і правильно складені і оформлені.

Як скласти лист

Існують певні правила, дотримуючись яких, можна належним чином скласти лист про повернення грошових коштів. Їх досить легко запам'ятати. Діяти в цьому випадку треба в такий спосіб:

обопільне підтвердження

Зазвичай стосунки між сторонами регламентуються укладеним договором, в якому вказується сума і чітко обмовляється порядок проведення оплати. Якщо один з цих пунктів порушується, то між сторонами для початку необхідно провести аналіз взаєморозрахунку. Для цього складається «Акт звірки», в якому вказується дата внесення платежу, його сума і підстава (платіжне доручення або чек). Після цього загальний розмір перерахованих коштів зіставляється з тим, що відзначений в договорі.

В результаті визначається сума, яка називається «дебіторською заборгованістю». Такий акт повинні підписати обидві сторони в особі головних бухгалтерів та директорів і запевнити його круглою печаткою підприємства. Цей документ буде підстава для пред'явлення претензії і може навіть служити підтвердженням існуючої заборгованості в суді. Він складається у двох примірниках (по одному для кожної зі сторін). Після цього потерпіла сторона може направити лист про повернення грошових коштів за актом звірки. Зразок його залишається колишнім, а в якості додатку буде зазначено той самий акт.

Чужі гроші

На практиці часто трапляються ситуації, коли підприємства (організації) в силу непередбачених обставин (помилок) перераховує своїм контрагентам грошові суми, що перевищують ті, що передбачені договором, або зовсім кошти йдуть не за призначенням. Тут можуть бути два винуватця:

• саме підприємство (помилка працівників),
• банк, що зробив операцію із зарахування коштів.

Такі непорозуміння бажано з'ясовувати негайно. Для цього необхідно направити одержувачу платежу лист про повернення грошових коштів, помилково перерахованих на його адресу. Зазвичай таке звернення пишеться в довільній формі, якщо обслуговуючий банк не передбачає для цього власну, затверджену. У листі, крім прохання, повинні бути вказані реквізити та розмір виробленого платежу. Організація, на рахунок якої надійшли зайві гроші, зобов'язана їх повернути в законному порядку, так як вона не має права ними користуватися (ст. 1102 ДК РФ). Таке звернення пишеться на ім'я керівництва банку і відправляється в найкоротші терміни, щоб не було підозри на можливе використання грошей в своїх особистих цілях.

Неустойка за контрактом

Під час укладання договору на виконання тих чи інших робіт замовник, як правило, перераховує деякі засоби на його забезпечення. Виконавець зобов'язаний за рахунок цих грошей вести роботи відповідно до встановленої домовленістю, а ці кошти повинні забезпечити виконання ним своїх обов'язків. Але бувають випадки, коли виконавець отримує оплату, а до робіт навіть не приступає або виконує їх з порушенням обумовлених термінів.

Тоді замовник має право вимагати повернення перерахованої суми разом зі штрафними санкціями, які передбачені законом за подібні дії. Це повинно бути чітко прописано в самому контракті, так як закон конкретних роз'яснень з цього приводу не дає. Грунтуючись на конкретні пункти укладеного договору, замовник може направити недобросовісному виконавцю лист про повернення грошових коштів за забезпечення контракту. В цьому випадку його вимоги будуть обгрунтованими. Якщо такого звернення виявиться недостатньо, то він може впевнено звертатися в судові інстанції для вирішення спірної ситуації на свою користь.